Assistent per a consultes i cites
Un assistent que atén consultes des de la web i organitza les sol·licituds de cita
Es configura amb la informació del teu negoci, respon el que pregunten cada dia i recull les sol·licituds de cita de manera ordenada. Si el teu calendari permet una integració i l'acordem i la provem, també pot ajudar a registrar la cita.
Quan ajuda
Tres moments en què es nota
-
Estàs atenent i no pots respondre
Qui entra a la teva web rep resposta als dubtes habituals sense que hagis d'aturar el que estàs fent.
-
Arriben sol·licituds fora de l'horari
A la nit o el cap de setmana l'assistent pot explicar com funciona l'agenda i recollir la sol·licitud perquè la revisis en obrir.
-
Es repeteixen les mateixes preguntes
Escrivim una vegada les respostes amb tu i deixen d'ocupar trucades: horaris, serveis, durades o com arribar-hi.
Què pot respondre
Consultes habituals, amb la teva informació
Un cop configurat amb el que ens facilites, l'assistent pot resoldre preguntes com aquestes. Tot el que diu surt del que tu has aprovat.
-
Quins serveis ofereixes i en què consisteix cadascun, amb les teves paraules.
-
Quant sol durar cada servei i què convé tenir en compte abans de venir.
-
Horari d'atenció, dies de tancament i períodes especials que ens indiquis.
-
On ets, com arribar-hi i detalls pràctics com l'aparcament.
-
Com funciona la reserva: si cal cita prèvia, amb quina antelació i què fer per canviar-la.
-
Què NO ha de respondre: preus tancats, diagnòstics o qualsevol tema que vulguis tractar en persona.
Quan cal una persona
Si la pregunta surt del que està configurat, l'assistent no improvisa: ho diu, demana un contacte i deixa la consulta anotada perquè hi responguis tu. Preferim un «això ho miren ells i et responen» abans que una resposta inventada en nom del teu negoci.
Què necessitem de tu
La informació que només tu pots donar
No cal que preparis documents tècnics: n'hi ha prou d'explicar-nos com funciona el teu negoci i revisar el que escrivim.
-
Serveis i durades
Llistat del que ofereixes i quant de temps ocupa cada cosa a la teva agenda.
-
Horaris i excepcions
Franges d'atenció, dies de tancament, vacances i períodes amb horari diferent.
-
Preguntes freqüents reals
Els dubtes que més et arriben i la resposta que donaries tu, tal com la diries.
-
Regles de reserva
Antelació mínima, serveis que requereixen confirmació prèvia i què prefereixes tractar per telèfon.
Exemple fictici pas a pas
D'un dubte de diumenge a una sol·licitud de cita resolta dilluns
Recorregut d'exemple escrit per nosaltres per explicar el servei. No correspon a cap negoci concret.
-
Pas 1
Una persona entra a la web del centre de fisioteràpia un diumenge a la tarda i pregunta si atenen lesions de genoll.
-
Pas 2
L'assistent explica els serveis que el centre ha indicat i la durada habitual d'una primera visita.
-
Pas 3
La persona pregunta per la disponibilitat de dimarts. L'assistent respon amb l'horari d'atenció facilitat pel centre.
-
Pas 4
En demanar hora, l'assistent recull nom, telèfon, motiu i preferència de dia i franja.
-
Pas 5
La sol·licitud queda registrada i el centre la revisa dilluns per confirmar la cita a la persona.
-
Pas 6
Si s'hagués acordat i provat una connexió amb el calendari del centre, aquest registre es podria fer directament a l'agenda.
Preguntes freqüents
Sobre l'assistent, sense embuts
-
Molta gent el busca amb aquesta paraula, sí. Nosaltres l'anomenem assistent per atendre consultes des de la web i organitzar sol·licituds de cita, perquè descriu millor el que fa en un negoci petit.
-
Només si la teva eina ho permet i acordem aquesta integració. En aquest cas la configurem i la provem abans d'activar-la. Mentre no existeixi, l'assistent recull la sol·licitud i tu la confirmes.
-
El servei que oferim avui és l'assistent a la pàgina web. No inclou atenció telefònica ni altres canals de missatgeria: si en algun moment afegim alguna cosa més, ho direm quan estigui comprovat i configurat.
-
Les respostes parteixen de la informació que tu facilites i es revisen amb tu. Després de publicar mirem què s'està preguntant de veritat i ajustem el que calgui.
-
Es recullen les dades necessàries per poder atendre la sol·licitud i es tracten segons la política de privacitat del lloc on estigui instal·lat l'assistent, que revisem juntament amb el negoci abans de publicar.
Explica'ns com gestiones les teves cites
Explica'ns com arriben avui les sol·licituds i amb quina eina portes l'agenda. Amb això et podem dir quina part es pot simplificar i què caldria comprovar.